Privacyverklaring

1. Inleiding

Multiline hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Multiline houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat :

  • wij in ieder geval uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens, zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • wij om uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Multiline zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kunt u via onderstaande gegevens met ons contact opnemen:

Multiline
Europaweg 1
3560 Lummen
BE0422449945
info@multiline-licht.com
Telefoon : +32 (0)11 45 02 60
Contactpersoon: Eline De Laere

2. Toepassingsgebied van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor de persoonsgegevens die wij als verwerkings-verantwoordelijke verwerken. Ze is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten, consumenten, leveranciers, personeel, business partners … in relatie tot onze producten en diensten, alsook op de noodzakelijke persoonsgegevens van derden die wij dienen te verwerken voor de uitvoering van deze overeenkomst. Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan ons kantoor of onze website www.multiline-licht.com, wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief, een afspraak hebt met onze vertegenwoordigers, of op elke andere wijze wanneer u gebruik maakt van onze producten en diensten. De persoonsgegevens van onze prospecten trachten wij eveneens zo goed en zorgvuldig mogelijk te verwerken en beveiligen, conform onze privacyverklaring.

3. Welke gegevens verzamelen wij?

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking ervan. Wij onderscheiden verschillende types persoonsgegevens:

  • identificatiegegevens, zoals o.a. naam, voornaam, aanspreking, nationaliteit, functie, firma ...
  • contactgegevens, zoals o.a. e-mail, telefoonnummer, gsm-nummer, adres, ...
  • financiële gegevens, zoals o.a. rekeningnummers, betaalgedrag, verzekeringen, subsidies, ...
  • elektronische gegevens, zoals o.a. IP-adres, locatie, cookies, verbindingsmomenten, ...
  • andere gegevens, zoals o.a. bewakingsbeelden bij een bezoek, apparaatgegevens indien u van ons internet gebruikmaakt, feedback op enquêtes, ...
  • gegevens die we via andere bronnen verzamelen, zoals o.a. openbare databases, (marketing) partners, sociale media en andere derden.

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.

Minderjarigen:
Het is niet onze bedoeling om persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) te verwerken.

4. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

4.1 Proportioneel en noodzakelijk karakter van de verwerking

Voor diverse doeleinden verwerken we uw persoonsgegevens, maar telkens verwerken we enkel de gegevens die minimaal noodzakelijk zijn om het doel te realiseren. Zo is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk:

  • voor de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van onze overeenkomst of samenwerking;
  • om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
  • voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van uw privacy.
  • Is het verwerken van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen, dan zullen wij steeds uw toestemming vragen om uw gegevens te mogen verwerken.

4.2 Klantgegevens

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang. Voor direct marketingactiviteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken. Voor het versturen van nieuwe catalogi, prijslijsten, info over nieuwe producten en productaanpassingen zal Multiline geen uitdrukkelijke toestemming aanvragen, aangezien het delen van deze info noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomsten met onze klanten en dit ook beschouwen als ons gerechtvaardigd belang.

4.3 Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers en de boekhouding. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

4.4 Gegevens van personeel

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in het personeelsbeleid.

4.5 Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, beurscontacten, etc. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang, in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst of een uitdrukkelijke toestemming.

5. Verstrekking en toegang aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)
  • boekhouding
  • loonadministratie

Verder kunnen we naar aanleiding van beurzen uw gegevens delen met onze partner-verdelers die in hetzelfde land als u gevestigd zijn en daardoor verder het contact met u zullen onderhouden.

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring.

6. Bewaartermijn

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben. Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

7. Beveiliging van de gegevens

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. In geen geval kan Multiline aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

8. Uw rechten

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:

  1. Uw recht van inzage: u hebt het recht om op ieder ogenblik van ons te vernemen of wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken, om die gegevens in te kijken en bijkomende informatie te ontvangen over:
    • de verwerkingsdoeleinden;
    • de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
    • de ontvangers of categorieën van ontvangers ( met name ontvangers in derde landen);
    • indien mogelijk, de bewaartermijn, of als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
    • het bestaan van uw privacyrechten;
    • het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
    • de informatie waarover wij beschikken, over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen;
    • het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.
  2. Uw recht op verbetering van persoonsgegevens: u hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten rechtzetten.
    Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook om elke wijziging te melden, zoals een verhuis of de wijziging van uw e-mailadres.
  3. Uw recht op het wissen van uw persoonsgegevens: u hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, uw persoonsgegevens te laten verwijderen:
    • uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door Multiline;
    • u trekt uw eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar Multiline zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking;
    • u maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door Multiline;
    • uw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
    • uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
    • uw persoonsgegevens werden verzameld toen u nog minderjarig was.
    Gelieve er rekening mee te houden dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bv. wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wij zullen u hiervan op de hoogte brengen via een antwoord op uw verzoek.
  4. Uw recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens: zo hebt u het recht om uw persoonsgegevens te ‘recupereren’. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die u zelf hebt verstrekt aan Multiline, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. In alle andere gevallen kunt u dus niet van dit recht genieten (bv. wanneer de verwerking gebeurt op basis van een wettelijke verplichting). Zo zijn er twee aspecten verbonden aan dit recht:
    • u kunt Multiline verzoeken om de betrokken persoonsgegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm; en
    • u kunt Multiline verzoeken om de betrokken persoonsgegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. U bent daarbij zelf verantwoordelijk voor de juistheid en de veiligheid van het (e-mail)adres dat u voor de doorgifte opgeeft. Als de doorgifte technisch niet mogelijk blijkt te zijn heeft Multiline het recht om dit te weigeren.
  5. Uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens: u hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
  6. Uw recht van intrekking van de toestemming: indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
  7. Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.

9. Uitoefening van uw rechten

Mocht u een opmerking of klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, dan vragen wij u uitdrukkelijk hierover direct contact met ons op te nemen. Daarnaast hebt u ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

10. Cookiebeleid

Multiline maakt gebruik van cookies. Ons beleid hieromtrent kunt u hier lezen.

11. Wijziging privacyverklaring

Multiline kan zijn privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie van deze privacyverklaring is steeds van toepassing en is terug te vinden op onze website.

12. Vragen

Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen hebt met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met ons kantoor via het telefoonnummer +32 (0)11 45 02 60 of per e-mail aan info@multiline-licht.com.